🎯Koszmar NGO #40: Obowiązki zarządu NGO

Ostatnio wspominałam o organach, które mają najwyższą władzę decyzyjną. W praktyce zwykle (choć nie zawsze) organizacje powołują też zarząd, który zajmuje się bieżącą działalnością.
Choć uprawnienia zarządu mogą mieć też inne organy, to skupię się tu właśnie na tym określonym zakresie uprawnień
i nazwę tę funkcję zarządem.

Obowiązki i prawa zarządu wynikają ze statutu. Powinny tam być precyzyjnie określone. To statut wyznacza kierunek działalności organizacji oraz określa organ nadzorczy. Zarząd pełni władzę „wykonawczą” – realizuje bieżącą działalność organizacji. 

Do najistotniejszych obowiązków zarządu należy:

– stworzenie i przestrzeganie przepisów i regulacji wewnętrznych, np. RODO, przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy
i finansowaniu terroryzmu;

– działalność w zakresie uprawnionym, np. odpowiednie zgłoszenie do KRS prowadzonej
działalności gospodarczej, działania zgodne ze statutem;

– gospodarowanie środkami finansowymi np. regulowanie zobowiązań, budżetowanie,
starania o pozyskanie środków na działalność;

– prowadzenie księgowości i wywiązywanie się z obowiązków wobec urzędów skarbowych i ZUS;

– realizacja zadań statutowych – zarząd powinien dbać o to, by organizacja działała i realizowała cele statutowe.

Zarząd odpowiada za majątek organizacji, w tym jego właściwe wykorzystanie, zgodne z celami statutowymi. Społeczny charakter organizacji wyklucza korzystanie przez jej członków czy organy z jej majątku dla celów osobistych. Oczywiście, stowarzyszenia działają na rzecz swoich członków, ale nie wolno im wykorzystywać funduszy na cele inne niż statutowe.

W niektórych przypadkach zarząd odpowiada też osobiście swoim prywatnym majątkiem, m. in. w takich przypadkach,
jak:

– mandat za nieprzestrzeganie np. przepisów kodeksu pracy otrzymuje imiennie reprezentant pracodawcy,
a nie organizacja;

– zobowiązania podatkowe i składkowe, których nie można egzekwować od organizacji (z powodu braku środków)
będą egzekwowane od członków organu zarządzającego organizacją.

Nagminnym przypadkiem, który może się skończyć karą finansową i z którym dość często się spotykam jest brak prowadzenia bieżącej dokumentacji księgowej. Dzieje się tak z różnych przyczyn: braku funduszy na zlecenie usługi,
mylnego mniemania, że jeśli nie prowadzi się dużej działalności, to nie trzeba prowadzić księgowości, ignorowania tego tematu przez osoby odpowiedzialne. Często jest tak, że organizacje poszukują biura rachunkowego na początku roku, by wstecznie zaksięgowało cały poprzedni rok i zrobiło sprawozdanie. To jednak niebezpieczna droga na skróty.
Dokumentacja księgowa powinna być prowadzona na bieżąco a nie raz do roku.
Bez tego łatwo przegapić przekroczenie jakiegoś limitu lub nie dopełnić jakiejś formaloności.