🎯Koszmary NGO #25: Obowiązek kasy fiskalnej dla NGO

Mylne jest twierdzenie, że obowiązek stosowania kasy fiskalnej nie dotyczy fundacji czy stowarzyszeń.
Jeżeli dokonują one jakiejkolwiek sprzedaży (działalność odpłatna, działalność gospodarcza, czy nawet sprzedaż własnych środków trwałych) na rzecz osób fizycznych (na ich prywatne potrzeby, nie na potrzeby firmy), to podlegają przepisom dotyczącym kas fiskalnych.

Podleganie tym przepisom nie musi od razu oznaczać obowiązku zakupu i instalacji kasy. W pierwszej kolejności należy sprawdzić w przepisach, czy wykonywana sprzedaż już od pierwszej transakcji nakłada na organizację konieczność instalacji kasy (np. sprzedaż płyt CD) – jeśli tak, musimy zainstalować kasę przed pierwszą taką transakcją.
Jeśli nie, możemy korzystać z kilku zwolnień:

– zwolnienie ze względu na obrót – transakcje do wysokości 20.000 zł na rok
(limit przeliczany proporcjonalnie od 1 dnia rozpoczęcia takiej sprzedaży); 

– zwolnienie ze względu na udział ponad 80% obrotu szczególnych usług
(np. edukacyjne, ale z wyjątkami), wtedy inne usługi nie mogą przekraczać 20%,
pełna lista tych szczególnych usług znajduje się w przepisach;

– zwolnienie ze względu na szczególne czynności (np. cała sprzedaż usług jest dokumentowana fakturami, wszystkie wpłaty są na konto oraz można je powiązać z fakturami lub cała sprzedaż towarów jest dokumentowana fakturami, wszystkie wpłaty są na konto oraz można je powiązać z fakturami i towar jest dostarczany w systemie wysyłkowym).

Jeśli nie możemy skorzystać z żadnego z powyższych zwolnień, to po przekroczeniu limitu należy zainstalować kasę fiskalną w ciągu 2 miesięcy. Za zakup kasy w terminie można uzyskać ulgę podatkową w postaci częściowego zwrotu kosztów zakupu kasy.

W niektórych przypadkach instalacja kasy fiskalnej i dokumentowanie nią sprzedaży może okazać się wygodniejsze niż wystawianie faktur do każdej transakcji. Pamiętać jednak należy, że kasa fiskalna wymaga regularnych przeglądów technicznych (które są płatne), drukowania raportów dobowych i miesięcznych oraz prowadzenia ewidencji błędów
i pomyłek oraz książki serwisowej.