🎯Koszmary NGO #33: Zarządzanie pieniędzmi NGO

Szczególną uwagę chciałabym zwrócić na wydawanie pieniędzy zgodnie z wolą darczyńców i umowami o dofinansowania. Organizacja obraca w pewien sposób „nie swoimi” pieniędzmi, a takimi, które są jej powierzone w określonym celu.

Darowizny zawsze powinny być wykorzystane na cel, na który przekazali je darczyńcy. Kasa musi się przy tym zgadzać.
To ważne! Za posiadane i wydatkowane pieniądze jest odpowiedzialny organ zarządzający organizacją. 

Trudno dziś sobie wyobrazić działania organizacji bez konta bankowego. Niektóre banki mają nawet specjalne oferty bezpłatnych lub tańszych kont bankowych dla organizacji non profit, warto to sprawdzić. Jednak na jednym koncie pieniądze ze wszystkich projektów będą się mieszać, czasem warto więc rozważyć posiadanie kilku kont.
Bywa, że niektóre dofinansowania wręcz tego wymagają.

Poza pieniędzmi w banku organizacja może też mieć gotówkę w kasie podręcznej. Często przydaje się ona na drobne wydatki czy rozliczenia. Taka kasa gotówkowa powinna być powierzona konkretnej osobie (najlepiej z umową
o odpowiedzialności za stan środków pieniężnych) i powinna być odpowiednio zabezpieczona (kasetka, szuflada z zamkiem, kasa pancerna). Osoba odpowiedzialna za kasę (kasjer) powinna sporządzać też dokumenty kasowe: KP-kasa przyjmie,
KW-kasa wyda i RK-raport kasowy. KP i KW sporządza się do każdej operacji przychodu i rozchodu z kasy, a raporty kasowe sporządza się co najmniej raz na miesiąc (na koniec, ale można też częściej). Kasa gotówkowa to nie to samo, co kasa fiskalna.

Spotkałam się z takim mitem, że w organizacji pracownicy czy wolontariusze nie mogą płacić za wydatki z własnych środków i dostawać potem zwrotów od organizacji. Tak, to jest mit, żadne przepisy podatkowe czy rachunkowe tego nie zabraniają. Wyjątkiem mogą być co najwyżej zapisy umowy o dofinansowanie, która może wymagać specjalnego postępowania przy obrocie środkami, np. płacenia za wszystkie wydatki związane z danym dofinansowaniem bezpośrednio z konta bankowego. Jest jednak wiele sytuacji, kiedy zapłata prywatnymi środkami jest konieczna, bo nie zawsze istnieje możliwość uzyskania faktury na przelew i nie każdy ma dostęp do gotówki lub karty płatniczej organizacji. 

Zdarzają się sytuacje nadużywania możliwości „zwrotów” osobom, które poczyniły wydatki w imieniu organizacji.
Mam tu na myśli sytuacje, gdy osoba prywatna pokrywa wydatki i nie są one regularnie zwracane przez organizację. Powstaje wtedy zadłużenie, nieraz bardzo duże. W rzeczywistości jest to tak naprawdę pożyczka, która może podlegać opodatkowaniu PCC. Wszelkie rozliczenia podobnych wydatków powinny być dokonywane na bieżąco, najlepiej przed końcem miesiąca.