🎯Koszmar NGO #7: Problemy z e-administracją NGO

Pod hasłem “e-administracja” rozumiem wszelkie obowiązki dla organizacji, które można spełnić wyłącznie elektronicznie. 
Część spraw nadal można załatwiać tradycyjnie, czyli w formie papierowej, ale z każdym rokiem coraz więcej obowiązków trzeba wypełniać przez Internet i nie ma innej możliwości.

Wiem, że dla wielu osób nie jest problemem obsługa komputera, ale już odnalezienie się w różnych systemach elektronicznych i prawidłowe załatwienie sprawy – to wielkie wyzwanie.

Sama, choć pracuję na co dzień przy komputerze i używam wielu różnych systemów i programów,
miewam problem z elektronicznym załatwieniem sprawy i wielokrotnie korzystam z infolinii dopytując,
jak prawidłowo to zrobić.

Z czym możecie mieć problem? Na pierwszy plan wysuwa się elektroniczne repozytorium KRS, bo najczęściej tak po raz pierwszy składamy dokumenty dotyczące założenia organizacji. Wystarczy brak wiedzy o konieczności dodania jeszcze jednego załącznika, problem z podpisaniem elektronicznie wniosku i sprawa będzie się ciągnąć miesiącami lub pozostanie bez rozpatrzenia. Elektroniczne repozytorium jest dla mnie trochę nielogiczne w obsłudze, szczególnie jeśli chodzi o sposób dodawania w nim wniosków, ale po kolejnym złożonym wniosku można się do niego przyzwyczaić.
Jest też infolinia, gdzie można dopytać, jak to dobrze zrobić.

W kontaktach z Urzędem Skarbowym również nie obejdzie się bez składania pewnych dokumentów przez Internet. Część deklaracji, zeznań i informacji podatkowych można składać już wyłącznie w ten sposób. Są też takie sprawy, które można dobrowolnie załatwiać elektronicznie np.: korzystając z profilu e-Urząd Skarbowy dla organizacji, co dla niektórych może być sporym ułatwieniem. Ten profil jest dość przyjazny i warto go założyć. Wniosek o jego założenie może złożyć elektronicznie przez ePUAP osoba uprawniona do reprezentacji organizacji.

Od kilku lat wszystkie sprawozdania finansowe trzeba sporządzać i składać w formie elektronicznej. Dla mnie nie jest to skomplikowane, choć w ostatnim roku natrafiłam na błąd techniczny (z powodu nowego sposobu wysyłania sprawozdań do Szefa KAS). W przypadku KRS zarówno przy zakładaniu organizacji, zgłaszaniu zmian, jak i składaniu sprawozdań można szukać pomocy u prawnika albo na bezpłatnej infolinii repozytorium.

Również sprawozdania z działalności fundacji od 2022 roku można składać tylko elektronicznie.
Mimo zapoznania się z wszystkimi zasadami, w pierwszym roku miałam z tym duży problem.
Próbowałam chyba ze 3 razy zanim udało mi się to zrobić skutecznie.
W tej sprawie musiałam korespondować z samym ministerstwem,
żeby uzyskać informacje, gdzie dokładnie (na jaką skrzynkę elektroniczną) mam wysłać sprawozdanie.

To, co opisałam, to raczej tylko kilka głównych problematycznych obszarów. Dobrze, jeśli razem z obowiązkiem, który trzeba spełnić elektronicznie, pojawia się też jakaś infolinia, gdzie można uzyskać pomoc, ale z doświadczenia wiem, że wtedy, gdy czas nagli, takie infolinie są przeciążone. To pokazuje, jak wiele osób ma z tym problem. 

Osobiście bardzo cenię sobie możliwość załatwiania spraw przez Internet, jednak czasem jest to bardzo trudne.
Myślę jednak, że musimy się z tym coraz bardziej oswajać i uczyć się radzić sobie z trudnościami, bo proces elektronizacji trwa i będzie postępował. Większość ludzi ma już ePUAP i aktywnie z niego korzysta. Wkrótce dla niektórych podmiotów obowiązkowe staną się też skrzynki e-Doręczeń, które następnie będą powoli wypierać osobisty ePUAP, a zamiast listów poleconych z urzędu dostaniemy maila z wiadomością o piśmie na naszej skrzynce e-Doręczeń.